直近の働き方改革やコロナ禍により、リモートワークが普及したことによって、従来のように顔を突き合わせて、必要なときに話かけに行き確認するといった仕事スタイルが難しくなり、リモートでコミュニケーションをとりながら進めることが多くなりました。
その結果、管理職を中心に仕事をコントロールするとこが難しいと感じる方が多くなっています。
本日は、そんな状況を改善するために注目を集めている「タスク管理ツール」について「概要」、「導入時メリット」、「導入時の注意点」の順で解説します。
タスク管理とは何か？
「タスク」とは小さい単位の仕事や作業といった意味でビジネスでは使われており、この「タスク」がいくつも複合されたものが「プロジェクト」と呼ばれています。
タスクの内容を洗い出し、納期等と設定し進捗状況を可視化して確認し、必要に応じて修正を行っていき、プロジェクトに影響を与えないようにコントロールすることを「タスク管理」と呼んでいます。
タスク管理ツールが注目される理由
直近の働き方改革をうけ、リモートワークが普及したことによって、仕事を行う上でもリモートでコミュニケーションをとりながら進めることが多くなり、従来のように顔を突き合わせる機会が減ってきています。その結果、仕事をコントロールするために、タスクを一元管理でき、どこからでもアクセス可能なタスク管理ツールが注目されるようになりました。
タスク管理ツール導入のメリット
タスク管理ツールの導入は以下３点のメリットがあります。
- 進捗状況とタスクの可視化と全体共有
タスク管理ツールを導入すると、一つの画面にアクセスすれば進捗状況が視覚化されており、メンバー全員に必要な情報を共有することも可能となります。 - コミュニケーションが取りやすくなる
タスク管理ツールを導入すると、共通情報で認識をすり合わせることができ、タスクの認識間違いや漏れを防ぐことができます。また、その場で話し合いたいとなった場合でも、チャット機能やビデオ通話機能を使ってオンタイムでのコミュニケーションが可能です。 - 知りたい情報が分かりやすく視覚化できる
優先すべきタスクや進捗状況が一目で確認しやすいものが多く、また、テンプレート揃っているため、プロジェクトに適したテンプレートと選ぶだけで分かりやすいタスク管理表を作成できます。
タスク管理ツールの選定ポイント
タスク管理ツールを導入する際は、自社の管理に適したツールを選ぶ必要があります。選定のポイントは大きく以下の3点となります。
- サポート体制が整っているか？
タスク管理ツールは、使用しているうちにもっと便利な機能について知りたくなったり、さらに分かりやすいデザインに変更したくなったりすることがあります。その際に、問い合わせがすぐできるサポート体制が重要になってきます。 - 課題へ適用できる機能が搭載されているか？
タスク管理ツールの機能は各社一律ではなく、サービス提供会社の設計思想によってタイプのものがあります。導入に当たっては、自社においてどのようなタスク管理を特に効率化させたいか導入前に洗い出すことが大切です。 - OutLook等の他ツールとも連携可能か？
スケジュール管理表やメールなど、すでに自社で使用しているツールがあれば、それらと連携できるタスク管理ツールを選ぶとより利便性があがります。
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