電子帳簿保存法とは何か
電子帳簿保存法は国税関係帳簿書類、国税関係取引書類の電子データによる保存を定めているものです。
電子帳簿保存法制定の歴史
各業界のシステム化が進む中で企業の経理・会計分野もシステムを活用し業務効率化のニーズが高まっていたという背景があり、1998年の税制改正の一環として制定されました。
しかしながら、制定当初は電子保存要件が厳しかったため、導入企業が少なくなかなか普及が進みませんでした。
その後、複数回にわたる改正で保存要件が緩和され、近年では、IT技術の進歩、コロナ禍、働き方改革の一環でテレワークが推進され、帳簿書類の電子化に取り組む企業が増えてきています。
2022年1月に施行された電子帳簿保存法改正内容
・2021年度の税制改正に伴い、電子帳簿保存法も改正され、改正内容は既存法律からの「要件緩和」、「義務化」、「罰則強化」になります。
①「要件緩和」について
国税管理帳簿、国税関係書類（決算関係書類、取引関係書類）に関する保存方法の要件緩和になります。具体的には、「事前承認制度の廃止」、「検索機能要件の緩和」、「タイムスタンプ要件の緩和」、「事務処理規定の廃止」になります。
「事前承認制度の廃止」とは
2021年12月までは、国税関係帳簿書類の電子データ保存、スキャナ保存を行うためには、税務署への事前申請および承認が必要でしたが、今回の改正を機にこの事前承認制度が不要となりました。
「検索機能要件の緩和」とは
電子データで保存する場合、その情報がいつでも取り出せるように、検索項目が多数指定されていましたが、今回の改正を機に「取引等の年月日」「取引金額」「取引先」の3項目のみが検索指定となりました。
「タイムスタンプ要件の緩和」とは
今回の改正を機にスキャナ保存および電子取引におけるタイムスタンプの付与期間が最長2か月に延長されました。
また、スキャナ保存に関しては、データの訂正・削除履歴が残るシステムなどを利用する場合には、この「タイムスタンプ付与」自体が不要となりました。
「事務処理規定の廃止」とは
スキャナ保存の際に、タイムスタンプ付与後に記録事項の確認と原本とスキャナデータ定期的なチェック（相互牽制）が必要とされていましたが、今回の改正を機にこちらも不要となりました。
②「義務化」について
電子取引においては、これまで、電子データで受領していたし書類をプリントアウトし紙での保存を許容していましたが、改正後は、紙での方法は禁止となり、電子データでの保存が義務化されました。
③「罰則強化」について
データ改ざん等が発覚した際に、他の国税関係書類も適切に管理されていないとみなされる可能性があり、その場合、追徴課税がこれまで35％だったのが、さらに10％追加される形になります。
また、最悪の場合、青色申告が取り消される可能があります。
電子帳簿保存法改正による事業者側のよい点と課題となる点
電子帳簿保存法の改正内容を説明しましたが、では、今回の改正に伴って事業者側の良い点と課題点を説明したいと思います。
よい点
要件緩和により、帳簿／書類の電子化に取り組みやすくなりました。電子化を進めるということは、紙保存することで発生していた、コロナ禍であっても、出社し処理をなくてはならないといった働き方の制限をいつでもどこからでも対応することができるようになり、業務の効率化につながります。
また、紙での保存によって発生していた、書類保存に係る各種の費用や、印紙代などが削減され、経理に係る費用の削減の実現につながります。
課題となる点
義務化と罰則強化によって、電子取引で発生したデータを厳密に保管する必要がでてきました。各社、こちらを対応するために、しっかりとした仕組みを導入しなくてはならずその費用／体制構築のための対応が迫られる点です。
ただ、課題点というのは、一過性のものとなり、長期的にはメリット部分のほうか影響としては大きいとおもうので、今回の改正を機にしっかり進めていくことをお勧めします。
電子帳簿保存法改正対応の進め方
課題点を解決するために電子取引データの保存要件に適合した仕組みを導入するというのが大きな方針になると思います。この保存要件に適合した仕組みは自社で構築することも可能ですが、JIIMAという「文書情報マネジメント」の普及・啓発することを活動の中心としている団体があり、そこで認証をおこなっているシステムがありますので、そちらを導入するも手段としてあります。
※今回の電子帳簿保存法に対応しているJIIMA認証システム一覧は国税庁のホームページに記載されております。
進め方としては、
電子帳簿保存法改正の対応を検討する際に、いきなりシステム選択をしてしまうと、各社の要件に合わず、事業部の方々から、反発にあい進められない可能性があります。
なので、進めたかとしては、業務要件の際に、①「対象書類を洗い出し」と②「システム対応範囲を事業部とすり合わせる」ことが必要となります。
①に関しては、言葉の通り、現在、紙で運用している国税管理帳簿、書類をどこまでデジタル化していくかを検討する必要があります。
例えば、現在紙で運用している書類に関しては、最悪そのままでも対応できるので、電子取引データだけでなく、そこまで対応するのかをすり合わせておくことが必要です。
②システム対応範囲のすり合わせは、この改正を機にどこまで業務をシステム化し効率化をはかっていくのかになります。
例えば、今回の改正で法律として求められているのは、電子取引で発生したデータを要件通り保管していくことになります。なので、現在、紙で対応している帳票、関係書類をそのままにするのか、それともデジタル化していくかを検討する必要があります。
また、デジタルに伴い、どこまで業務を効率化していくかも事業としてはもとめてくるので、そこを整理する必要があります。上段の例のとおり、今回は電子取引で発生したデータを要件通り保管していくことがMUST
要件になり、それ以外はWANT条件となります。
法令改正対応だけに限って言えば、MUST要件のみ対応すればよく、WANTに関してはオプションになります。
事業担当者とスコープをすり合わせて導入にすすめることが対応のカギになりますので、①で対象帳票を洗い出したのち、プロセス観点からどこまでを自動化するのかコスト試算をし、メリットデメリットを洗い出し方針を決めるということが大切になります。
関連記事
最後に電子帳簿保存法については「【情シス初心者向け】補足＿電子帳法改正に対するシステム選定の進め方」という記事でも補足説明しているのでご参照ください。
また、インボイス制度に関しても「【情シス担当者必見！】インボイス制度の説明と導入時のシステム注意事項」で説明しています。
