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2020年9月に菅内閣が発足し、デジタル庁が創設されました。
近年、「デジタル化」という言葉があがるようになり、近年企業においてもデジタル化の推進が求められています。一方で、この「デジタル化」に関しては、世の中で定義が定まっておらず、各自での解釈で語られています。そこで今回は「デジタル化」について、情シスでの経験を踏まえながら、「デジタル化の定義」、「デジタル化が必要な理由」、「デジタル化のメリット」、「デジタル化の進め方」について、なるべく簡単、分かりやすく解説していきたいと思います。
簡単に言うとデジタル化って何？
世の中で出ている「デジタル化」には正確な定義はなく、人によって定義が異なっている状態ですが、大きく言うと「アナログをデジタルに置き換えること」を「デジタル化」と呼んでいます。
このデジタル化について、もう少し具体的に説明すると、総務省でから出されている「デジタル・トランスフォーメーションの定義」では、この「デジタル化」に含まれる概念として、「デジタイゼーション」と「デジタライゼーション」の2種類があり、国際開発計画（UNDP）では、その二つを以下のように定義しています。
デジタイゼーション
「紙などで管理していた情報をデータ化する」や「人の手で実施されていたアナログ業務のをITツール等で自動化する」など、物質的な情報をデジタル形式に変換することを「デジタイゼーション」と呼んでいます。
デジタライゼーション
「デジタライゼーション」とは「デジタイゼーション」が一歩進んだ形で「デジタル化されたデータ等を活用できるように業務プロセスをデジタルに適した形に変革させることになります。
■デジタル化のイメージ
以上のことから、世の中で定まっていない「デジタル化」の定義をあえてつけるとすると、「デジタイゼーション（アナログなデータをITを駆使してデジタル化）」から、「デジタライゼーション（デジタル化されたデータ等を活用できるように業務プロセスを変革させる）」を実現する範囲を「デジタル化」と呼ぶことができます。
そのことから、「アナログをデジタルに置き換えること」をデジタル化と定義することができます。
デジタル化の必要性
デジタル化の必要性は「競合優位性の確保」と「労働環境の変化」の2点から必要となっています。
競合優位性の確保
IT技術の発展によってビジネスが多様化した今、あらゆる業種の参入障壁が下がっており、次から次へと「ディスラプター」と呼ばれる新規参入者が現れるようになりました。
その結果、先に市場に参入していた古参企業の競争優位性が保てなくなり、古参企業であっても「ディスラプター」の脅威へ対抗するために、デジタル化が必要となってきました。
労働環境の変化
日本においては少子高齢化に伴い、働き世代が減少している一方で、働き方改革等により生産性の向上が求められている状態です。その中で日本企業は、人員が減る中で生産性の向上（もしくは維持）をするためにIT機器が必要となっています。
デジタル化の３つのメリット
上記背景を受けて、デジタル化のメリットは「業務効率化」、「多様な働き方への対応」、「事業継続性の確保」の3点になります。
業務効率化
紙や人の手で行われていたアナログ作業をデジタル化しデータ化／自動化することで、作業の効率化を図ることができます。
例えば、どの企業にでもある月次の請求業務等をツールを導入することで、請求業務を請求ツールを導入しデジタル化し作業の効率化をする等が有名です。
請求書管理発行ツール「Misoca」を活用した業務効率化の事例
請求書管理発行ツール「Misoca」の紹介
| 製品 | 特徴 |
 クラウド請求管理サービス Misoca | 「Misoca」は会計領域のシステムで有名な「弥生株式会社」が提供しているクラウド型の請求書管理発行ツールです。 見積書 ・納品書・請求書・領収書・検収書の作成が可能で、取引先・品目・税率など、入力フォームに記入するだけで、かんたんにキレイな帳票、まとめて管理ができます。 個人事業主・フリーランスの方も利用でき、「ITreview Grid Award 2022 Spring」請求書作成・見積書作成ソフトカテゴリにおいて「Leader」受賞する等、高い顧客満足度を実現しています。 |
Misocaを活用し業務効率化を実現した「有限会社ファソン・ドゥ・ドイ」の事例
■デジタル化取り組み背景
・売上や仕入額を表計算ソフトに入力し、会計事務所に提出していたが、転記に失敗や、入力のし直し等が発生し、1日がかりで終わらないこもあり対応に課題を感じていた。
・お世話になっていた会計事務所に相談したところ、クラウド上で見積・納品・請求書サービスを利用できる「Misoca」を紹介いただき、同ツールを導入。
■デジタル化への取り組み結果
・手書きから解放され、請求書は納品書からワンクリックで自動作成できるようになった。
・また、地元銀行のネットバンク、クレジットカードとも[スマート取引取込]で連携することができるようになり、売掛帳をほぼ自動で作成できるようになった。
多様な働き方の実現
以前は、稟議書や決済書に上長のハンコが必要となれば、出社することが当然とされていました。ただ昨今の働き方改革や、コロナ禍により、テレワークが推奨されるようになり、働き方も多様化してきています。
このような環境変化にもデジタル化を推進することにより、情報をデータ化し、どこからでもアクセスできるようにすることができるため、対応できるようになります。
事業継続性の確保
近年、新型コロナウィルスの流行に伴い、長期間オフィスに出社できないことによる、企業の業務停止等が話題になりました。
このような不測の事態においても、デジタル化を推進することで、オフィス以外の場所でも業務をおこなうことが可能になり、事業継続が可能となります。
デジタル化の進め方
デジタル化の進め方は「現状分析と導入目的の検討」、「ツール選定」、「導入後の効果測定」の3ステップで進める必要があります。
ただ、デジタル機器を導入するなどをするだけでは、意味のあるデジタル化とはいえません。
適切にデジタル化を進めるために、ステップごとに進め方を見ていきましょう。
現状分析
無駄な手間や時間がかかっている業務はないか、災害時における事業の継続はできそうかなど、自社の業務と課題を見直し、改善すべき箇所を見つけます。
課題が見つかった後、「それをITツールで解決するのが最適なのか」、導入目的をしっかり検討し、効果などを「定量面」、「定性面」で洗い出します。
その際に、すべてをデジタル化しようとせず、必要性が認められた箇所にのみデジタル化を進めていくことが重要です。
ツールの選定
デジタル化の必要性を検討したら、デジタル化するためのツールの選定をおこないます。
ツールを選ぶときには、「操作が簡単で分かりやすいか」、「セキュリティ対策がしっかりとおこなわれているか」、「かかる費用がペイできるか」といった点に着目して選びます。
導入後の効果測定
実際にデジタル化を導入した後も、デジタル化よって業務効率化が図れているか確認する必要があります。
社員にヒアリングをおこない、デジタル化の効果を確認し、また新たな課題がでていた場合は、その課題への対応方法を検討し改善していく必要があります。
まとめ
今回は「デジタル化」について、情シスでの経験をもとに、「デジタル化の定義」、「デジタル化が必要な理由」、「デジタル化のメリット」、「デジタル化の進め方」について解説してきました。
もしデジタル化に興味がありましたら、これを機に社内で検討してみてはいかがでしょうか？
これまで筆者が読んで面白かった（参考になった）デジタル関連書籍を紹介します。
いま読んでも「なるほど！」と共感できる部分が多いので、ご興味あれば、読んでみてください。
最後に
情シスのキャリアの記事もありますので、もしご興味あればご参照ください。
情シスのキャリア関連記事
https://digital-jyoshisu.com/archives/category/キャリア
