安否確認システムとは？～安否確認システムの概要と主要機能、導入メリットと導入時のポイントについて解説～

近年災害が増える中、企業の確実な事業継続が求められています。そんあ状況化の中で、注目を集めるのが従業員の安否確認です。

本記事では、緊急時に安否確認を行うことができる安否確認システムについて、そのシステム概要と主要機能、導入メリットと導入時のポイントについて解説していきたいと思います。

安否確認システムとは？

自然災害や人為災害が発生したときに、企業が従業員の安否を確認するために構築したシステムを安否確認システムと言います。

1995年の阪神淡路大震災をきっかけに導入する企業が増えたと言われており、直近では、2011年の東日本大震災の際に、あらゆるインフラやライフラインが崩壊したため、社員の安否が数日間も確認できないという事象が発生し、その時の教訓から、今日では、企業の災害時の対策ツールの一つとして注目を集めています。

実際に、2019年に株式会社帝国データバンクが実施した「事業の中断リスクの対策」に関するアンケート調査では、重視する対策として「従業員の安否確認手段の整備」との回答が12項目中1位となっています。

安否確認システムの主な９つの機能

安否確認システムは製品によって、搭載されている機能は異なりますが、主な機能としては「一斉連絡機能」、「自動メール送信機能」、「再配信機能」、「リアルタイムデータ自動集計機能」、「グループ設定機能」、「一括登録機能」「未登録者の確認機能」、「模擬訓練機能」、「アカウント毎の個別ページ作成機能」の９つになります。

一斉連絡機能

登録者全員にメールの一斉送信ができる機能です。メール文のテンプレートを登録することもでき、緊急時に早急な連絡をとることができます。

自動メール送信機能

災害時、管理責任者が対応出来ない状態となった場合でも、あらかじめ設定しておいた条件に合わせてシステム登録者全員に安否確認のメールを送ることができる機能です。

再配信機能

安否の確認がとれない従業員には、自動的に再配信して確認をとる機能です。

リアルタイムデータ自動集計機能

一斉連絡の後に従業員が連絡をすると、リアルタイムにシステムが集計を行い、安否確認できないことをいち早く把握することができる機能です。

グループ設定機能

従業員が多い場合や営業拠点が複数ある場合、役員、部署、地域などのセグメントに分けて連絡がとれるようにする機能です

一括登録機能

従業員一人一人のアカウント毎に、電子メールアドレスなどの必要な情報を一括して登録する機能です。

未登録者の確認機能

未登録ユーザーを確認することができる機能で、入社、退職といった従業員構成の変更時に、登録漏れをリアルタイムに確認できます。

模擬訓練機能

災害が発生したときに備えて、模擬訓練としてのメール配信機能です。

アカウント毎の個別ページ作成機能

ネットワークがつながらないなどのトラブルで電子メールが届かない場合も想定し、アカウント毎にインターネット上に安否状態を登録できるページを作成し、いつでも従業員から安否報告できる機能です。

安否確認システムのメリット

安否確認システムのメリットは「緊急時における迅速な状況把握」と「緊急時における通信手段」、「緊急時に必要な個人情報の適切な管理」の3点となり、この前の２つは平時ではなく災害などの緊急時にそのメリットを感じることができます。

緊急時における迅速な状況把握

例えば、災害などの緊急時は安否確認の担当者自身が被災している可能性もあり、そのような状況化の中、全従業員の被災情報を迅速に把握するのはとても難しいです。

しかし、このような状況化でも、安否確認システムの、自動メール送信機能を利用すれば、迅速に従業員の被災状況を把握することができ、事業の早期復旧のためにデータを役立てることができます。

緊急時における通信手段の確保

筆者自身、東日本大震災直後、自分自身の無事と身内の被災状況を確認したく、電話を掛けるのですが、全く電話通じないという経験がありました。災害直後は、被災地を中心に日本全国で知り合いの安否確認をするために、皆が一斉に電話をかけるため、電話回線が逼迫し連絡が取れないという事態が起こり得ます。

そんなとき、安否確認システムを導入し家族まで利用できるようにしておけば、電話が繋がらなくてもシステムを通して状況を報告することで安否状況を周りにすぐに知らせることができます。

緊急時に必要な個人情報の適切な管理

緊急用に必要な情報を安否確認システム一つで管理することができるため、平時においても緊急時の連絡先などのリストを別途作成し管理する必要がなく、個人情報の漏えいリスクを抑えることができます。

安保確認システム導入時の注意点

安否確認システムは、有料／無料、搭載している機能が製品によって異なっているため、自社にあった製品を導入する必要があります。

そのために、導入する際は「導入目的の明確化」、「自社の要件を満たす機能が搭載されているか」、「自社の予算をあっているか」の３点に注意しながらシステムを導入していく必要があります。

導入目的の明確化

「災害時の対策として導入するのか」、「感染症の流行したときの対策として導入するのか」、2つのケースを想定して導入するのかで、求められる機能が異なってくるため、導入前に目的を明確にする必要があります。

例えば、「災害時の対応」を目的とするならば、従業員の安否に加え、製造業などでは、工場の設備状況も把握できる機能が必要となります。

自社の要件を満たす機能が搭載されているか

先ほどあげた、災害時の安否確認をするのであれば、設備情報も入力できる機能が搭載されている必要があります。

また、安否確認範囲を従業員だけでなく、従業員の家族も含めるとなった場合、家族情報を入力できる機能が必要となります。

以上のことから導入目的にそった機能が入っているかを事前に見極めておく必要があります。

自社の予算をあっているか

安否確認システムは有事の際にはそのメリットを発揮してくれますが、有事以外では利用をしないシステムとなります。

そのため、システムを保守するだけで毎月赤字になってしまわないように、自社の予算を明確にし、その予算範囲で導入する必要があります。

まとめ

本記事では、安否確認システムについて、そのシステム概要と主要機能、導入メリットと導入時のポイントについて解説してきました。

緊急時に素早く正確な安否確認の方法として、安否確認システムは有効な手段であるため、安否確認システムは今後もますます導入ニーズは高まっていくでしょう。

本記事をよみ、ご興味を持たれましたら、これを機会に安否確認方法の見直しをしてみてはいかがでしょうか？

最後に

他にもデジタルツール関連の記事ならびに、情シスのキャリアなどIT技術以外の記事もありますので、もしご興味あればご参照ください。