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仕事をしていく上で、「仕事を早くこなせるようになりたい」、「仕事が早いと言われる人になりたい」と思っている人は多いのではないでしょうか？
仕事が早いと言われる人は、仕事の進め方にその人なりのルールを持っているものです。
本記事では、「仕事が早い人の13の特徴」と「共通の習慣」、「性格」、そして「仕事が早くなるために実践すべき７つの事項」について解説します。
仕事が早い人の13の特徴
まず仕事が早いと言われる人には13の特徴があります。
- 仕事全体の流れを把握している
- その日のスケジュールを立てている
- 優先順位をつけている
- 目標から逆算思考をしている
- ある程度考えたら小さくてもいいから行動を起こすことを大切にしている
- 進捗の 6割～7割程度のタイミングで確認している
- 予備日を設けて仕事を設計している
- 確認は時間をおいてしている
- 人の話をしっかり聞いている
- わからないことはすぐに確認する
- 周囲の人の力を上手く借りている
- 休憩を上手くとり仕事にメリハリをつけている
- 日頃からスキルアップを心がけている
それぞれの特徴について説明していきます。
仕事全体の流れを把握している
仕事が早い人と言われる人は、仕事全体の流れを把握している方が多いです。
仕事全体の流れを広く把握していることにより、自身の仕事の位置づけや、優先すべきこと、かけられる時間の見積もりがしやすくなります。
仕事は自分だけで行うものではないので、周囲に目を向けて進捗を確認しながら進めることが大切です。
その日のスケジュールを立てている
仕事が早い人は、行きあたりばったりで仕事をするのではなく、その日にやるべきことをある程度明確にしてスケジュールを立てている傾向があります。
スケジュールを立てることで、何をやればいいのか、後回しにできることは何かを把握しやすくなり、急なスケジュール変更にも対応しやすくなります。
やるべきことを明確にしていれば、無駄な作業も省くことができ、スムーズに仕事を進められます。
優先順位をつけている
仕事が早い人は、タスクにある程度、優先順位をつけて仕事に取り組んでいる方が多いです。
仕事に優先順位をつけることで、その日に終わらせる作業を優先できるので、仕事がたまることを防げるのです。
多少業務が多くてもあまり業務に追われることなく、要領よく仕事を進めることができます。
目標から逆算思考をしている
仕事が早い人は、目標から逆算して何をするかを決めている人が多いです。
逆算することで、時間配分や自分がやるべきこと、人に頼まなければならないことが判断できるのです。
仕事が早い人は自分の能力を過信せず、計画的に業務を進めています。
ある程度考えたら小さくてもいいから行動を起こすことを大切にしている
仕事が早い人は、ある程度考えたら行動を考えることを大切にしています。
大きな1歩をふみだそうとして必要以上に悩んでしまうと、仕事に手をつけるまでに時間がかかってしまいます。
なので、簡単でもいいのである程度考えたら、小さくてもいいので行動を起こし、そこから何かしらの反応が得て、次にすべきことを見つけるようにしています。
進捗の 6割～7割程度のタイミングで確認している
５にもつながることですが、仕事が早い人は、進捗の5～6割程度で関係者に確認をとるようにしています。なぜなら、完璧に仕上げてからだと、途中でズレがあった時にそのズレが大きくなり、修正に時間をとられてしまうからです。
進捗5～6割ほどで確認することで、新たな視点も加わり、よりクオリティの高いものに仕上げられます。
予備日を設けて仕事を設計している
仕事が早い人は、予備日を設けて業務にとりかかっています。
実際にやってみると、思った以上に時間がかかることや、タスクが追加されることもよくあります。
そこで、そういった場合でも対応できるように予備日を設けるなどで余裕をつくっておき、多少の遅れをカバーできるようにしています。
確認は時間をおいてしている
仕事が早い人は、確認は時間をおいて行っています。
資料などの作成直後は、誤字脱字や前後のつながりの違和感などは、自分ではなかなか気づきにくいため、数時間〜ひと晩おいて確認するようにしています。
人の話をしっかり聞いている
仕事が早い人は、人の話をしっかり聞いています。話している人が何を伝えたいのかを理解し、相手が求めているものに対して何ができるのかを判断するのです。
それにより、相手への提案もよりマッチしたものになるので、話が進むのも早いといえます。
わからないことはすぐに確認する
仕事が早い人は、わからないことはすぐに確認するようにしています。
ここまでは理解しましたが、ここから先がよくわからないなど、進捗具合を伝えながら質問すると、望む回答も得やすくなります。
周囲の人の力を上手く借りている
仕事が早い人は、上手く周囲の人たちから力を借りています。
自分でできる仕事量を把握しており、自分がやるよりも得意な人にやってもらうほうが、結果的にスピード感をもって業務を進めることができます。
休憩を上手くとり仕事にメリハリをつけている
仕事が早い人は、休憩を上手くとり仕事にメリハリをつけていますうちと思っています。特にミーティングなどは、つい連続で入れてしまいがちですが、気力・体力を消耗しているものです。
スケジューリングの際に、休む時間を意識的に入れ、ダラダラ仕事をしないようにしています。
日頃からスキルアップを心がけている
仕事が早い人は、時間を問わずスキルアップをしています。
本を読んだりセミナーに通ったりするだけがスキルアップではなく、日頃、飲食店などに入った際に、メニュー表の分類のやり方などを意識して確認するなど、見るもの聞くものから多くの気づきを得ています。
仕事が早い人に共通する3つの性格
仕事が早い人に共通する性格が3つあります。
- 全体感を意識する
- 向上心がある
- 楽をしたいと考える
３つの正確について説明します。
全体感を意識する
全体感を意識している人は、先のことを見据えて仕事に取り組んでいるので仕事が早いです。
アクションを起こすことでどんなことが起こってくるかを想像してみると、さまざまな問題への対応策が想定できます。
向上心がある
向上心がある人は仕事が早いです。向上心は、高い目標に向かって努力する心、成長しようとする心のことを指します。
仕事以外でもいえることですが、目標を決めてそれに向かって努力している人はやるべきことに集中するため、効率的になります。
楽をしたいと考える
楽をしたいと考えるクセがある人も、仕事が早い傾向があります。現状の仕事に疑問を持ち効率化して楽をしたいと考えるからです。
仕事が早い人がやってる4つの習慣
仕事が早い人がやってる人には4つの習慣があります。
- 目先だけではなく全体をイメージして準備している
- タスクの確認を定期的におこなっている
- 忘れないようにメモなどを活用している
- 報連相（報告・連絡・相談）をこまめにしている
1つずつ解説していきます。
目先だけでなく、 全体をイメージして準備をしている
目の前の業務ばかりでなく、全体を見越して準備するようにしています。
前日や仕事終わりに、次の日にやるべきことを箇条書きにしたり、リサーチの準備をしたりしておくのがポイントです。
タスクの確認を定期的におこなっている
いくつもの業務を並行すると、頭が混乱するため、事前にタスクを洗い出し、そのタスクを定期的に確認するようにしています。
その結果、進めていく中で分かってくるタスクの抜け漏れなども減らせ、優先順位の入れ替えなどにも臨機応変に対応できます。
忘れないようにメモなどを活用している
時間がたつと、何かしら記憶があやふやになることは誰もが経験することです。
そのようなことを出来る限り減らすためにメモ等を活用し記録を残しておくことで、忘れることを防ぐようにしています。
報連相（報告・連絡・相談）をこまめにしている
日頃から 報連相（報告・連絡・相談）をこまめにし、仕事の手戻りや進められない状況を回避できます。
時間を無駄にしないために、細かいことでもこまめに報連相しておくと、相手に自分の状況を伝えられ、相手の状況も知ることができます。
仕事が早くなるために実践すべき７のこと
仕事が早くなるためには実践すべきことは７つあります。
- やるべきことを明確にする
- 事前準備に時間をかける
- 仕事が早い人にアドバイスをもらう
- 仕事量／納期を調節する
- 「少し考えたら、やってみる」を意識する
- 失敗したらすぐに改善策を立てる
- PC操作などのITリテラシーを高める
やるべきことを明確にする
まず、やるべきことを明確にしましょう。
いま抱えているタスクを今日、今月、半期、年間でやらなければならないことで洗い出し、
優先順位をつけてリスト化するのです。そのようにすることでスムーズに仕事に着手できます。
事前準備に時間をかける
すぐ仕事に取りかかれるように、事前にできる準備はしっかりしておくことが大切です。
特に他の人が関わるようなことは、事前に連絡したり確認を取ったりしておくことで、ミスや行き違いを防ぐことができます。
仕事が早い人にアドバイスをもらう
自分が時間をかけてしまう原因が何なのか、自分ではわからない場合は、周りにアドバイスを求めることも有効です。
既にできている人に客観的に見てもらうことで、原因がわかり、どうすればいいかがはっきりします。
仕事量／納期を調節する
仕事を多く同時並行してしまうと生産性が落ちてしまう可能性があります。
なので、必要に応じて、仕事量や納期を調節して効率的に動ける工夫することをお勧めします。
「少し考えたら、やってみる」を意識する
仕事に取り組むときに、「少し考えたら、やってみる」を意識すると、すぐに行動できるようになります。
初めて行うタスク等の場合、うまくできるだろうかという不安や、間違えたくないという気持ちから、考える時間が多くなりがちですが、それでは物事が前に進みません。
どんなに考えたって問題は出てくるものなので、ある程度考えたらやりながら修正していくことが必要です。
失敗したらすぐに改善策を立てる
どんなに計画をたてても失敗するケースはあります。失敗には原因がつきものなので、原因がわかれば、同じ失敗を防ぐための対策を立てられるので、改善のチャンスと捉えることができます。
失敗から学んで改善につなげることで、仕事の失敗をどんどん減らすことができ、結果的に大きな時間短縮になります。
PC操作などのITリテラシーを高める
PCスキルを身につければ、PCを用いた仕事全般において時間短縮ができます。
「ショートカットキー」、「ブラインドタッチ」、「『Word』や『Excel』『PowerPoint』などの基本操作
PCにはあらゆる効率化の機能があり、活用できれば、仕事を早く楽にこなせるようになります。
まとめ
今回は仕事が早い人の特徴や、仕事を早くするための方法についてお伝えしました。
「仕事を早くこなせるようになりたい」「仕事が早いと言われる人になりたい」と考えているのであれば、目の前の仕事をただこなすだけでは不十分です。
常に頭を使い、全体から見た仕事の意味や重要な部分を理解して、優先順位や時間配分を考えながら仕事をする必要があります。
本記事を参考に、メリハリをつけて効率的に仕事を行えるようにご自身の仕事の進め方を見直してみてはいかがでしょうか？
最後に
情シスのキャリアや、ビジネススキルに関する記事もありますので、ご興味あればご参照ください。
ビジネススキル関連記事
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情シスのキャリア関連記事
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