1on1ツールとは？～概要と主な機能、導入メリットと導入時の注意点について解説～

リモートワークの普及とともに、1on1を実施する企業も増えてきています。

そこで今回は1on1の際に使える便利な1on1ツールについて、その概要、主な機能、導入メリット、導入時の注意点について解説します。

1on1ツールとは？
1on1ツールの主な機能
1on1ツール導入のメリット
1on1ツール導入時の注意点
まとめ
最後に
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1on1ツールとは？

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1on1ツールは、「1on1」と呼ばれる上司と部下が定期的に行う面談を効率的に実施するために使われ、1on1の面談記録を行うとともに、部下の成長記録や仕事の進捗状況を可視化するツールです。

働き方改革の推進やコロナ禍により、近年、大企業を中心にリモートワークが増えてきています。

一方で、リモートワークの浸透に伴い、対面で仕事する機会が減り、上司にとっては、日常の部下の様子を把握しづらくなってきており、1on1等の場でも部下の課題に気づけないといった課題がでてくるようになりました。

そのような背景とHRテックの進化を受けて、リモートワーク環境下においても部下に適宜フィードバックができるように、この1on1ツールを導入する企業が増えています。

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1on1ツールの主な機能

1on1ツールは製品により機能が異なる部分がありますが、主に「MTGの事前準備で使用する機能」、「MTG中に使用する機能」、「MTG後に使用する機能」の３つの機能で成り立っています。

MTGの事前準備で使用する機能

カレンダー機能
MTG予定を入力・管理する機能
リマインド機能
MTG日時のお知らせ機能
フォーマット機能
MTGのアジェンダを記録しておく機能。

MTG中に使用する機能

過去記録の参照機能
これまでのMTG記録の確認機能
他ツールとの連携機能
目標管理や進捗状況、人事評価や人事管理といった他ツールとの連携機能

MTG後に使用する機能

MTG内容の記録機能
MTG内容や、社員のコンディション状況等を記録する機能
フィードバック機能
MTG内容をもとに、他の社員からフィードバックがもらえる機能
トピック分析機能
MTG時に話題に上がったトピックに関するデータを集計・分析する機能
実施状況分析機能
MTG実施率や頻度等を集計・分析する機能
進捗状況管理機能
設定した目標に対する進捗状況を管理する機能

1on1ツール導入のメリット

1on1ツールを導入することで、「1on1の仕組み化」、「メンバーコンディションの可視化」、「人事評価、人材配置の最適化」の３つのメリットがあります。

1on1の仕組み化

1on1を実施する際によく上がる課題として、「会議の定期的な設定に伴うスケジュール調整や、アジェンダを考えるのに手間がかかり継続できない」というものがあります。

1on1ツールには、スケジュール一括管理機能や、アジェンダ設定機能があるため、上記のような手間を省くことができ、1on1を継続的に実施することができます。

メンバーコンディションの可視化

1on1ツールにはサーベイ機能がついているため、メンバーの心理状態をデータとして可視化することで、適切な対話やフォローが可能になります。また、データ化することでチームのコンディションも客観的に把握でき、チームの課題や目標をメンバー間で共有する際に役立ちます。

人事評価・人員配置の最適化

一対一での対話によって、自己評価と上司の評価のギャップを埋めたり、将来に向けた目標を設定したりといった部下への働きかけが可能となるため、公平な評価や最適な人材配置が可能となります。

1on1ツール導入時の注意点

1on1ツールは製品ごとに特長があるため、導入する際には、導入目的に沿った製品を選ぶことが重要になります。

また、機能においても「テンプレートは充実しているのか？」、「作業の効率化が図れるのか？」、「利用形態に柔軟性があるか？」という３つの観点に注意をしながら導入を進めることが大切になります。

テンプレートは充実しているのか？

1on1ツールを導入したが、実際の1on1で「何を話せばいいのかわからない」といった声を聞きます。1on1ツールを十分に活用するためにも、会話サポートのテンプレート機能が充実しているを確認する必要があります。

作業の効率化が図れるのか？

スケジュール調整や開催アナウンスといった事前準備は、意外と手間がかかります。なので、GoogleカレンダーやOutlook予定表への追加など、外部システムとの連携機能などで効率化が図れるかを確認する必要があります。

利用形態に柔軟性があるか？

1on1ミーティングが社内に定着するかどうか、まずは部署単位で導入してみるなど、スモールスタートで試せると無駄がありません。

なので、少ない人数ではじめ、必要に応じてアカウント数を増やせるなど、利用人数に柔軟性があるか確認する必要があります。

まとめ

本記事では、1on1ツールについて、概要、主な機能、導入メリットと導入時の注意点を説明しました。

メンバー一人ひとりと向き合い、寄り添うことが求められるシーンにおいて、「1on1ミーティング」は大きな力を発揮します。

導入を迷われている方がいましたら、これを機に検討してみてはいかがでしょうか？

最後に

他にもデジタルツール関連の記事ならびに、情シスのキャリアなどIT技術以外の記事もありますので、もしご興味あればご参照ください。