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近年、テクノロジーの進化と、働き方改革によるテレワークの推進をうけて書類などの電子化が進み、世の中ではペーパーレス化が注目を集めています。本記事では、ペーパーレス化とは何かから、その効果と導入方法を解説していきます。
ペーパーレスとは何か？
ペーパーレスとは、紙の書類、資料（広義には、紙の本・雑誌から電子書籍、紙のチケットから電子チケットといった変化もペーパーレスに該当します、）を活用しやすいように電子化し保存、保管を行うことを言います。ペーパレスの目的は紙での保存、保管をなくすことではなく、電子化することにより、その業務効率の改善を図ることが目的となります。
ペーパーレス化のメリット
ぺーパーレスのメリットは大きく５つあります。
- 文書管理／検索が容易になる
デジタル化により必要なときにどこからでも確認できる仕組みづくりができ、管理がしやすくなります。 また、紙で文書を保管した場合、文書検索に時間がかかることがありましたが、デジタル化により、文書の検索も「タグ」や「キーワード検索」などの機能を活用し用意になります。 - 紙代・印刷代・保管費用などのコスト削減
文書をデジタル化することにより、印刷代、紙代などの費用が削減されることに加え、文書保管にかかっていた倉庫費用、運送費用を削減することが可能です。 - 資料の修正・共有が簡単になる
文書をデジタル化した場合、インターネット上でドキュメントを共有し、その場で複数人と修正、資料の共有ができるようになります。その結果、作業の効率化に加え、社内のノウハウや知識の共有にもつながります。 - 情報漏えい・紛失リスクの削減
紙の資料の場合、鍵付きのキャビネットで保管するなど、物理的なセキュリティ対策しかできませんが、文書をデジタル化することによって、詳細なアクセス権限や閲覧権限の設定が可能となることに加え、操作ログが残るため不正な持ち出しや文書の改ざんといったリスクをコントロールできるようになります。 - 環境保護に取り組むことで企業イメージが向上
森林破壊の原因のひとつにオフィスで使用される紙の消費があると言われていますが、ペーパーレス化を進めることで、紙削減につながり企業のイメージアップにもつながります。
ペーパーレス化の現状と課題
現状は、働き方改革やコロナ禍によりテレワークの実施率が上昇し、ペーパーレス化が進んでいます。一方で、ペーパーレスで働くための設備投資が出来ない、利用者のITリテラシーの問題、社内のルールが未整備などの理由から、紙での資料や書類を取り扱うためだけに出社する必要が発生してるのも現状です。
今後、ペーパーレス化をもっと推進するためには、設備投資、ITリテラシーの向上、ルール整備を行う必要があります。
ペーパーレス化を推進させるための法制度
デメリットを克服し生産性を向上させるために国としても一部で法制度を整備してペーパーレス化を推進しています。特に国税関係は紙での帳簿が多いため、この度、電子帳簿保存法を改正し国としてペーパーレス化を推進しています。
電子帳簿保存法の内容に関しては別で記事がありますので、ご興味ありましたらそちらをご確認ください。
【情シス担当者必見】 電子帳簿保存法改正内容とシステム対応の進め方
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
国税庁：電子帳簿保存法
ペーパーレス化の推進方法とステップ
ペーパーレス化に向けて、国としても推進しており、自社においてもメリットがあるのはお分かりいただけたかと思います。
では、実際にどうのように進めていけばいいのかお伝えします。
進め方は大きく、「ペーパーレス化の目的明確にする」→「対象書類を決める」→「ツールを選定し対象書類のデジタル化する」の３点になります。
- ペーパーレス化の目的を明確にする
ペーパーレス化を進めるには経営者、現場を巻き込めるようにする必要があります。そのために、それぞれの視点でのペーパーレス化のメリットを整理し明確にしていきます。明確化することによって現場、経営者の理解が得られます。 - 対象書類を決める
いきなりすべての書類を電子化するには労力がかかるため、まずは、効果を実感するためにも、身近なところから電子化していくことをお勧めしています。そのために、対象書類を整理する必要があります。 - ツールを選定し対象書類をデジタル化する
対象書類と目的が決まったら、その目的と書類に合わせたツールを探します。このときに必要なのは、各ツールの持っている機能が自社に適しているかという機能面での比較とコスト面での比較となります。その２点で最適なツールを導入し、あとは対象書類をデジタル化していきます。
まとめ
今回は、ペーパーレスとは何か？現状と課題、推進ステップをご紹介しました。
ペーパーレス化は、業務効率化やコスト削減など多くのメリットが期待できるため、企業にとってもも重要な取り組みだと思います。
ペーパーレス化の推進を検討している企業は、まずは身近なところから電子化するを始めてみてはいかがでしょうか。
