昨今の働き方改革やコロナ過によりテレワークが普及しています。テレワークを実施するとなった場合、従来の社内ネットワーク内にあるファイルサーバーだと、アクセスに制限がかかり不便であるという背景から、現在さまざまなベンダーがオンラインストレージサービスを提供しています。
現在の働き方において、オンラインストレージサービス選択の必要性は高まっている一方で、「何を選べばよいか分からない」という事態も発生しがちです。
今回は、「オンラインストレージとは何か？」、「選ぶときのポイント」を中心に説明していきます。
オンラインストレージとは何か？
オンラインストレージとは、クラウドなどのインターネット環境下でデータの保管や共有などを行えるストレージです。具体的にはMicrosoftのOneDriveや、Appleのicloudなどがオンラインストレージに該当します。
インターネット環境にあるため、アクセスが会社のネットワーク環境だけでなく、自宅、外出先からでもWebブラウザ経由で、アクセスできるようになっています。
オンラインストレージは、個人向け、法人向けがありそれぞれで利用できる容量や、セキュリティが異なってきています。
昨今の働き方改革やコロナ禍をうけてリモートワークが推進され、どんな環境下でも業務を遂行する必要がでてきており、それに伴いこのオンラインストレージサービスも成長しています。
オンラインストレージの６つのメリット
次にオンラインストレージを導入するメリットについて説明します。
オンラインストレージの導入メリットは、「ファイルの一括管理が可能」、「ファイルバックアップの自動化」、「ファイルの共有・共同編集が可能」、「どこからでもアクセス可能」、「サーバー管理不要」、「低コストで導入可能」の大きく６点になります。
- ファイルの一括管理が可能
社内のファイルを一元管理できるようになります。部署や拠点が多い企業では、ファイルをそれぞれのサーバーで管理しているケースがあります。その場合、アクセス権限の問題などで、部門間でどのような資料があるのか可視化されず、結果として、重複文書が増え、ファイルの全体数が多くなるケースがあります。
オンラインストレージに集約すれば、アクセス権限管理を現場間でも行えるのでファイルを重複して作成したり、他の部署に問い合わせたりするような無駄が発生しません。 - ファイルバックアップの自動化
オンラインストレージの場合、バックアップの自動化がされており、データ消失のリスクを大きく下げることができます。ファイルサーバーなどの場合、故障した場合に備えて、データのバックアップをこまめに取っておくことが大切ですが、その作業が手間であるため、その時間を節約でき、実施するのを忘れたなどの自体を防ぐことができます。 - ファイルの共有・共同編集が可能
オンラインストレージ上にアップロードしたファイルは、複数人で共有や編集ができます。編集中はロックがかかり、同時、更新により更新箇所の先祖帰りなども防ぐことができます。また、バージョン管理もしてくれるので、古いバージョンを閲覧してしまうケースなども防ぐことができます。 - どこからでもアクセス可能
導入した企業のセキュリティ要件にもよりますが、基本的にオンラインストレージサービスはインターネットに接続されているパソコンや、スマートフォン、タブレットがあればどこからでもアクセスできます。 - サーバー管理不要
オンプレミスや社内でファイルサーバーを構築している場合は、管理者はサーバーの管理をしなければなりませんが、オンラインストレージはクラウドなのでサーバーの管理はサービス提供会社が実施してくれ、会社や工場の停電、BCP対策に悩む心配が無くなります。 - 低コストで導入可能
自社で構築する場合、サーバー筐体の費用や構築費、運用費が発生しますが、オンラインストレージサービスの場合は、無料のケースがあったり、有料でも構築費用が掛からないため、初期投資を低く抑えることができます。
オンラインストレージ選定時の5つのポイント
オンラインストレージサービスを選ぶ際は、自社の要件を明確にしてその要件を満たしているか否かを見極めることが重要です。ポイントとしてよくあがるのが以下の5点になります。
- データ容量
現在の容量だけでなく、今後増加分も踏まえて、データを無理なく保存できる容量を決める費用があります。。また、保存の容量だけでなく、アップロードやダウンロードの1回あたりの最大容量も、自社のファイルサイズを調べて、問題がないことを確認する必要があります。 - 費用
オンラインストレージサービスは月次で利用料を支払うものが多く、その課金単位はユーザー数もしくは、利用データ容量に則ったものになります。。固定費として計上し続けることになるため、課金単位がどちらのほうが自社に適しているかを踏まえたうえで選ぶことが大事です。 - セキュリティ対策
情報漏えいなどのリスクが高いと安心して利用できないため、適切なセキュリティ対策（データの暗号化や利用者の認証といった対策）が、十分にされているか確認することが不可欠です。また、サービス利用会社が会社として機密情報を扱うことができる体制が整っているのか確認することが必要です。
こちらに関しては、総務省からも「クラウドサービスを利用する際の情報セキュリティ対策」がでているのでそちらもご参照ください。 - スマホ対応
スマホが対応していれば、パソコンがない状況でもファイルの閲覧や簡単な編集程度なら行えるので、業務の効率化につながります。なので、適用デバイスの種類もポイントとなります。 - 機能
今後の運用の仕方をイメージして、自社に必要な機能が揃っているか確認することが大切です。
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