勤怠管理システムとは？～概要とメリット導入時のポイントについて解説～

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近年、働き方改革などの流れをうけて、人々の働き方が多様化し、それに伴い勤怠管理が複雑で難しくなってきています。本記事ではそのような流れをうけて近年、デジタル化が進んでいる勤怠管理領域のシステムについて、その概要と主要機能、導入メリット、導入時の注意点について解説していきます。

勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムの主な５つの機能
勤怠管理業務をデジタル化することで得られる３つのメリット
勤怠管理システム導入時の２つのポイント
1. 導入する範囲
2. 就業規則への対応
まとめ
最後に
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勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、これまで手作業で行っていた勤怠管理に関する業務を自動化、効率化が行えるシステムで、「出退勤時間の打刻、記録」「残業や各種休日休暇の申請」「シフト勤務表の作成」、「労働時間の集計」など勤怠管理に関する業務を支援してくれます。

勤怠管理システムを導入し、勤怠管理業務をデジタル化することで、手作業で行っており負担があった「労働時間の集計」、「給与計算」等の業務工数を大幅に削減できます。

勤怠管理システムの主な５つの機能

勤怠管理システムは、製品により機能は異なる部分はありますが、主な機能は「打刻機能」、「（シフト勤務、休日休暇、残業の申請等の）承認機能」、「シフト勤務表作成機能」、「残業時間、有給休暇取得状況の可視化機能」、「給与の自動計算機能」の5点になります。

打刻機能

勤怠管理システムの機能として、打刻機能というものがあります。複数の打刻方法から自社にあった打刻方法を選択できます。例えばPC、スマートフォン、タブレット、またICカードや指紋認証、静脈認証による打刻が可能です。

また、不正打刻を防止する機能として、どこで打刻したかが分かったり、特定の場所でしか打刻できないというGPS打刻機能を搭載しているシステムも存在します。

（シフト勤務、休日休暇、残業の申請等の）承認機能

各種申請についての承認機能もあります。代表的なものとしては、以下の5つ申請内容に対する承認機能があります。

シフト、勤務希望の提出
年次有給休暇
代休、振休
慶弔休暇などの各種特別休暇
残業申請
打刻修正

申請に対する承認者の指定や承認経路についても設定することができますし、申請者が誰の承認待ちであるかというのを確認することもできます。

シフト勤務表作成機能

勤怠管理システムでは、シフト作成を行うこともできます。また、時間帯などに応じて必要な人数を登録すると、過不足が一目で分かるようにしてくれる機能を実装しているシステムもあり、シフト作成を助けてくれます。

残業時間、有給休暇取得状況の可視化機能

従業員や管理者の総労働時間や残業時間、また有給休暇などの取得状況をリアルタイムで確認することができる機能です。残業時間を超えた場合や有休取得の期日が迫っている場合などにアラートしてくれる機能を持ったシステムもあります。

給与の自動計算機能

勤怠管理システムでは給与の自動計算も行うことができます。勤務時間、残業時間、休日出勤などの出退勤情報をもとに、自動で集計してくれるので、その集計結果を給与システムと連動させることにより、給与計算までの手間やミスを大幅に削減することができます。

勤怠管理業務をデジタル化することで得られる３つのメリット

勤怠管理システムの３つのメリット — Arek SochaによるPixabayからの画像

勤怠管理システムを導入し業務をデジタル化することで、「勤怠管理業務の効率化」、「労働状況をリアルタイムで可視化できる」、「従業員の不正防止、法令順守の徹底」の3つのメリットが得られることができます。

勤怠管理業務の効率化

タイムカードでの勤怠管理のデメリットとして、打刻漏れをチェックする必要がある、集計に時間や労力がかかる、また人手を介することでミスが発生するリスクが高いという点が挙げられます。

勤怠管理システムでは、そういった管理の手間や作業ミス・漏れを減らすことができるため、勤怠管理業務の効率化に繋がります。

労働状況をリアルタイムで可視化できる

勤怠管理システムでは、従業員の総労働時間や残業時間がリアルタイムで把握できるため、月中に労働時間の長い従業員の業務量を調節したり、残業時間を減らすなどの対策をとることができます。

また、システム内には労働時間のデータが蓄積されていくため、労働時間が長くなりやすい時期や部署、従業員などの傾向を把握することもでき、長時間労働に対する事前対策がとれるようになります。

従業員の不正防止、法令順守の徹底

従来の手書きやタイムカードだと、時間を変更したり、別の人に押してもらう、など不正に記録することができるというリスクがあったり、打刻を忘れてしまうなどのケースもあります。

勤怠管理システムの導入で、こういった打刻忘れを防ぐためのアラートや、顔認証・GPS認証を利用して不正打刻を防止するといったことが可能になります。

また、紙やエクセルでの勤怠管理ではそのわかりにくさから、知らず知らずのうちに残業規則を破ってしまう、有給取得を取れていない、などの法律を犯してしまっている場合があります。

勤怠システムでは、残業時間や有給取得状況について一目で分かり、必要に応じてアラートを出すこともできるため、気づかずに法律違反をしてしまうというリスクを減らすことができます。

勤怠管理システム導入時の２つのポイント

勤怠管理システムの導入時のポイントは、「導入する範囲」「就業規則への対応」の2点になります。

導入する範囲

導入する範囲とは、勤怠管理システムを利用する範囲のことです。利用人数、拠点（本社・工場・店舗等の）、職種の多様さ、シフトの有無などで変わってきます。

就業規則への対応

就業規則への対応というのは、早朝出勤の残業対象可否や有休取得ルールなど、社内にルールにどこまで対応できるかという点です。

例えば、従業員が1,000人以上の大企業で、利用範囲が広く、就業規則が多く定められている場合は、勤怠管理システムの設定の柔軟さが必要になります。

そういった場合は、勤怠管理システムの標準だけでは対応しようとせずに、最低限のカスタマイズ開発を視野に入れる必要があるかもしれません。

逆に、従業員が数百名以下で、利用範囲がある程度限られており、就業規則に独自のルールが多くないというような場合は、クラウドサービスやパッケージ等の利用前提で検討を進めていくとよいかもしれません。

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まとめ

本記事では、勤怠管理システムの概要から、主要機能、導入メリットと導入時のポイントについて解説していきました。

昨今、働き方改革などの流れをうけて、勤怠管理を厳密に行う必要がある一方で、勤務体系が多様化し、手作業での管理が難しくなってきており、どの企業においても勤怠管理の効率化は必須課題となっています。

手作業での管理に限界を感じているということでしたら、働基準監督署からの是正勧告や、従業員からの未払い残業代請求などのリスクを避けるためにも、是非一度、勤怠管理業務のデジタル化を検討してみてはいかがでしょうか？