電子契約ツールとは？～概要、主な機能、導入メリット、導入時のポイントについて解説～

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働き方改革などの取り組みをうけて、紙書類のデジタル化が推進されています。

そんな背景をうけて、近年、契約書類のデジタル化も進んでおり、それを実現するための手段として、電子契約ツールが注目を集めています。

本記事では、電子契約ツールの概要、主要な機能、導入メリット、導入時のポイントについて解説していきます。

電子契約ツールとは？

電子契約とは、従来、紙で締結されていた契約書等に代わりに、電子データ（PDF）に電子署名とタイムスタンプを付与することで、書面と同等の証拠力を残す契約の締結方法のことを言います。

この電子契約を実現するためのツールを電子契約ツール（システム）と呼ばれており、リモートワークが導入することにより契約の作成・締結をWeb上で完結させることができます。

働き方の多様化をうけて、現在、注目を集めています。

電子契約ツールは、製品によって機能が異なる場合がありますが、主要な機能として、「安全性を高める機能」、「業務を効率化する機能」、「情報管理機能」の３つがあります。

「安全性を高める機能」は、電子署名が本人のものであると証明する「電子証明書」を発行する機能、データの改ざんを防ぐための署名時刻や契約書の作成日時を記録できる「タイムスタンプ機能」などになります。

「業務を効率化する機能」は、承認ルートを設定し、進捗状況を可視化できる「ワークフロー機能」や、期日を設定しアラートを上げる「アラート機能」などになります。

「情報管理機能」は、取引先のメールアドレスなどを登録しておける「アドレス帳機能」や、保管した文書をすばやく確認できる「検索機能」などになります。

電子契約ツールを導入すると、上記に記載した主要な機能が使えるようになるため、「コンプライアンス強化」や、「業務の効率化」、「コストの削減」などが期待できます。

導入にあたり、電子契約ツールは製品によって特長があるため、「自社の商習慣に適用できるか？」、「利用料金」、「外部ツールとの連携が可能か」の3点に注意しながら導入を進めるのがポイントとなります。

本記事では、電子契約ツールの概要、主要な機能、導入メリット、導入時のポイントについて解説しました。

電子契約ツールを導入することで、リモートワークの可能性を大きく広げることができると思いますので、迷われている方がいましたら、是非、一度検討してみてはいかがでしょうか？

他にもデジタルツール関連の記事ならびに、情シスのキャリアなどIT技術以外の記事もありますので、もしご興味あればご参照ください。