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プロジェクト管理ツールはプロジェクトの進捗管理をスムーズに行い計画的に業務を完遂するためのツールです。
本記事ではプロジェクト管理ツールを導入するメリットについて紹介します。
プロジェクト管理ツールとは？
プロジェクト管理ツールとは、工程やスケジュールを可視化し、メンバーごとのタスク管理や情報共有など、プロジェクトに関わる諸業務の進行を一元管理できるITツールです。
プロジェクトを進めるにあたり、全体を俯瞰した進行管理が必要です。この俯瞰した進行管理を行うためには、細分化されたタスクを管理し、担当するメンバーの状況を把握して優先度やタスクの関係性などを調整する必要があります。
この細分化したタスクの管理や優先度、関係性の調整などをExcelなどで行うには大変、工数がかかり効率が悪くなります。
そこで、この管理を効率化するツールが「プロジェクト管理ツール」になります。
プロジェクト管理ツールの導入メリット
プロジェクト管理ツールを導入することで「プロジェクト管理の効率化」、「プロジェクト状況の可視化」、「プロジェクト内での情報共有が容易になる」といったメリットを得ることができます。
プロジェクト管理作業を効率的できる
手作業で細分化されたタスクの優先順位と依存関係を紐づけて管理することは大変な手間がかかります。
しかしながら、このプロジェクト管理ツールを利用することで、開始日、終了日とタスクの依存関係を紐づけることでプロジェクト全体を可視化し俯瞰して管理出来るようになります。
状況を可視化するとことが出来る
プロジェクトのタスクが多くなると、手作業では各状況を把握することが難しくなります。
このプロジェクト管理ツールを利用することでタスクがビジュアル化され、状況を可視化できるようになります。
プロジェクト内での情報共有が容易になる
プロジェクトの規模が大きくなるにつれて、その状況／情報を共有するのが難しくなります。
プロジェクト管理ツールを利用することで、メンバーが同じ情報ソースで状況を把握できるうようになるため、情報共有が容易になってきます。
プロジェクト管理ツールの基本機能
プロジェクト管理ツールはサービスによって提供される機能、特徴が異なる部分があります。
一方で、製品によって変わらない機能もあります。その変わらない基本機能は「タスク管理機能」、「計画管理機能」、「情報共有機能」、「レポーティング機能」になります。
タスク管理機能
プロジェクト管理ツールにはガントチャートという機能があり、これを活用することで全体工程も一元管理と必要なリソースの効率的な運用が可能になります。
計画管理機能
各タスクに予定開始日、終了日を入力することで全体計画が可視化され、日次で状況をアップデートすることで計画の予実管理をすることができるようになります。
情報共有機能
プロジェクトを進める上で、情報共有方法は、会議、メール、課題管理表等、多岐にわたり情報を一元で管理し共有することが難しくなります。
プロジェクト管理ツールにはチャット機能た等が搭載されているため、コミュニケーション方法を統一でき、情報を一元管理することでできます。
プロジェクト管理ツール導入の進め方
プロジェクト管理ツール導入の進め方は状況によって異なってきますが、ここではオーソドックスな導入方法を説明します。
導入のステップは、「現状把握」、「機能要件の確認」、「管理方法の確定」、「製品の導入」の４ステップになります。
まとめ
プロジェクトを遂行するためには、緻密なタスク管理やタイミングのよい情報共有が欠かせません。プロジェクト管理ツールを活用することで、工数を削減できるとともにスムーズなマネジメントが可能となります。これを機に、使いやすいツールを探してみてはいかがですか。
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最後に
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