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近年、インターネットの発達により、取引スピードが速くなり、取引先への請求書の発行種別も多様化し、請求書発行業務が複雑で担当者の負荷が高くなってきています。
本記事では、そんな中、注目を集めている請求書発行ツールの概要ならびに、主要機能、導入メリットと導入時のポイントについて解説していきます。
請求書発行ツールとは？
請求書発行ツールとは、会社などで発行する請求書の作成・送付に関する作業を効率化するためのシステムです。
手書きやExcelで作成した請求書を印刷して、手作業で封入・郵送していると、顧客の数が増えたときに作業時間や手間が膨大になるため、こうした課題を抱えている現場で活用効果が見込めます。
以前は、パッケージ製品を購入して自社で利用するケースや、自社の請求形式に合わせるため、独自で開発するケースがありましたが、近年ではクラウド型のサービスが普及しており、それを利用する企業が増えています。
また、ツールによっては請求書だけでなく、見積書、注文書、納品書、検収書、領収書等の発行・送付も可能となります。
請求書発行ツール導入における3つのメリット
請求書発行ツールのメリットは「請求書作成の効率化」、「発送作業の負荷削減」、「誤請求、請求漏れの防止」の3点になります。
クラウドツールであれば、上記3点に加え、リモートワークなどでも対応可能な点がメリットとなります。
請求書作成の効率化
各社から提供されている請求発行ツールは、テンプレートが豊富にあり、必須項目を入力するだけで、すぐに請求書が発行できるようになっています。
また、会計システムとの連携オプションなどを利用することにより、顧客へ送付する大量の請求書を自動で作成することもできます。
発送作業の負荷軽減
ツール内で請求書の発行、送付、送付後の管理まで行えるため、発行後に請求書のPDF化、メール文面の作成、メール送付といった請求書発行に係る作業工数を大幅に削減できます。
請求書の郵送を希望する顧客に対しても、請求書発行ツールによっては、請求書の代行発送のオプションがついているものもあり、Webだけでなく、紙の請求書の発送作業の負担軽減も可能です。
また、メールなどの場合、請求書を紛失するリスクがありますが、請求書発行ツールの場合、ツール内で完結するため、紛失リスクも抑えることができ、紛失に伴う請求書の再発行業務の工数も削減することができます。
誤請求、請求漏れの防止
請求書発行ツールには、顧客毎のマイページをもっており、顧客自身でマイページ上の請求先情報、担当者情報を変更できる製品もあります。マイページ経由で顧客自身が情報を変更できることによって、請求先住所や、担当者の更新漏れによる誤請求を抑制することができます。
また、請求管理機能などを活用することで、請求済件数や未請求件数、入金予定額の確認が可能となり、請求漏れも防止することができます。
サブスクリプション請求管理ソフト KIMERA（キメラ）請求書管理ツール導入時における３つのポイント
請求書発行ツールを導入するときは、「適用業務範囲の確認」、「業務フローへの組み込み方の確認」、「データ連携の有無」の3点に注意し、自社形態にあったツールを導入することが大切です。
適用業務範囲の確認
請求書発行ツールの種類によっては、請求のみの機能を提供しているツールもあれば、請求から入金消込まで対応できる機能を提供しているツールもあります。
自社のどの業務において、請求書発行ツールを活用したいかによって導入するツールも変わってきますので、まずは自社の課題を洗い出し、将来像も含めて適用する業務範囲を明確にする必要があります。
業務フローへの組み込み方の確認
請求書発行に関しては、企業によって係る人が異なるため、事前に請求業務に係る人を明確にし、その対象者たちと一緒に業務フローへの組み込み方を確認することが大切です。
データ連携の有無
多くの企業では基幹システムや販売管理システムなどのシステムから請求データを保持しているケースが多いと思います。
請求書発行ツールを利用する場合は、請求データを持っている基幹システム／販売管理システムから請求データを連携し取り込む必要がでてきますので、検討しているツールにデータ連携機能があるのか、ある場合は、自社の別システムでも対応できる連携方法になっているのか等、確認する必要があります。
まとめ
本記事では、請求書発行ツールの概要ならびに、主要機能、導入メリットと導入時のポイントについて解説してきましたが、いかがでしたでしょうか？
請求書発行ツールは業務負荷が高い、請求書を発行している部署の生産性向上につながるツールだと思いますので、請求書発行から入金管理までの業務に課題を感じている等ありましたら、これを機に一度、導入のご検討をしてみてはいかがでしょうか？
最後に
他にもデジタルツール関連の記事ならびに、情シスのキャリアなどIT技術以外の記事もありますので、もしご興味あればご参照ください。
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